PDF står för ”Portable Document Format”, och det är ett av de mest använda formaten för att presentera dokument. Utan tvekan har du stött på ett PDF-dokument när du laddar ner en fil online eller tar emot information från ett företag eller en organisation. PDF är det mest använda formatet för kontrakt, informationsblad, pamfletter och scheman, för att nämna några.
Adobe är hjärnan bakom PDF-formatet, och en av de främsta anledningarna till att det är så populärt är att det är kompatibelt med alla operativsystem. Så oavsett om du använder en Mac, Windows eller något annat system, kommer du att kunna skicka och ta emot PDF-filer. Det är med andra ord ett universellt format.
Även om Acrobats format utformades som ett sätt att presentera dokument som en skrivskyddad fil, finns det idag mycket mer du kan göra med det. Kolla in funktionerna nedan, besök en webbplats som FormatPDF.com, och få ut det mesta av vad detta mångsidiga format har att erbjuda.
Bra sätt att ändra dina PDF-filer
Är du redo att få dina dokument att se professionella och säkra ut innan du skickar dem?
1) Rotera
Det här verktyget är bra när du tar emot eller laddar ner en PDF-fil som är sidled eller upp och ner. Med bara ett par klick kan du vända filen på rätt sätt. Du kan också använda den här funktionen om du vill ändra orienteringen på ditt dokument innan du skickar det, vilket kan vara särskilt användbart för bilder.
2) Skydda
Som vi nämnde är PDF det vanligaste filformatet som används för kontrakt och viktiga dokument idag. Därför är det viktigt att filerna du skickar är skyddade, särskilt om de innehåller känslig data. Varför inte låsa ditt dokument med ett säkert lösenord? På så sätt kan bara de som har lösenordet öppna filen. Att låsa filen hindrar också andra från att kopiera eller redigera dokumentet, eftersom det alltid öppnas i ”skrivskyddat”-läge.
3) Dela
Ibland kan du få flera separata dokument i en fil, så du kan behöva dela upp filen. Med ett enkelt uppdelningsverktyg kan du välja var du vill dela upp dokumentet i två eller flera dokument och skapa en separat fil för varje. Å andra sidan kan du också kombinera olika dokument genom att slå samman dem till ett.
4) Konvertera
Det är inte ovanligt att behöva konvertera en PDF till ett annat format. Du kanske har laddat ner en bild i PDF-format, men du behöver den som JPEG för att lägga till bilden i en presentation. Alternativt kan du ha fått ett kontrakt i PDF-format, men du behöver det i Word för att göra några ändringar i layouten. Det är enkelt att konvertera dina PDF-filer till olika filformat som Word och JPG med ett molnbaserat verktyg.
5) Skapa en PDF från ett Word-dokument
På samma sätt som du kan konvertera dina PDF-filer till andra format, kan du också skapa en PDF från ett annat format. Låt oss till exempel säga att du behöver presentera ditt teams statistik i ett professionellt och lättläst dokument. Du kan ta ditt Excel-kalkylblad med all data och konvertera det till ett PDF-dokument. Dessutom kan du också konvertera Word-, JPG- och PowerPoint-filer till PDF-filer.
6) Komprimera
Vi skickar och tar ofta emot PDF-filer, och ibland kan dessa vara väldigt stora, till och med för stora för att bifogas i ett e-postmeddelande. I det här fallet kan vi komprimera filen för att göra den mindre, så att vi kan skicka den framgångsrikt. Detta är ett användbart verktyg, bland annat som ett sätt att spara lagringsutrymme. När du komprimerar en fil, minskar du filens storlek utan att det påverkar innehållet eller aspekten av dokumentet.
7) Beställning
Har din chef bett dig att ändra avsnitt i din rapport? Om du behöver ändra ordningen på sidorna i ditt dokument, oroa dig inte eftersom det finns ett mycket enkelt sätt att göra det. Med ett molnbaserat verktyg är allt du behöver göra att dra sidorna till den position du vill ha. Inom några sekunder kommer dokumentet att vara klart i sin nya ordning.
8) Lägg till en vattenstämpel
Att lägga till en vattenstämpel är ett utmärkt knep för att förhindra att ditt dokument kopieras eller används av andra. Detta är särskilt användbart om du planerar att ladda upp ditt dokument online, och du är orolig för att det kan tillägnas andra. Att lägga till en vattenstämpel i ett dokument fungerar på exakt samma sätt som att lägga till en i en bild. Lägg bara till din logotyp eller namn i dokumentet och justera opaciteten så att den är synlig, men innehållet i dokumentet är fortfarande läsbart.
9) Redigera
När det gäller att redigera en PDF-fil tror många att man måste konvertera filen till Word eller Pages först och sedan konvertera tillbaka den när redigeringarna har gjorts. Tja, det är faktiskt möjligt att konvertera PDF-filen direkt, vilket gör livet mycket lättare för dig. Med ett redigeringsverktyg kommer du att kunna radera och skriva text. Inte bara det, du kan också rita något eller infoga en bild eller logotyp.
10) Tecken
Eftersom PDF-filer används så ofta för kontrakt är det inte ovanligt att du behöver lägga till din signatur i den här typen av filer. Glöm att skriva ut oändliga sidor, signera dem manuellt och skanna dem; signera bara ditt dokument digitalt! Det har aldrig varit enklare att lägga till din signatur i dokument, vilket sparar dig besväret med att resa för att logga in personligen eller oändliga högar av tryckta papper.
Vi anser ofta att PDF-filer är ett ganska stelt format som inte tillåter ändringar. Men nu vet du hur mångsidig den här typen av dokument verkligen är! Det är inte bara kompatibelt med praktiskt taget alla enheter, utan du kan också ändra, justera och optimera det, vilket gör det till ett oslagbart format. Nästa gång du behöver ändra en PDF-fil, kom ihåg att du enkelt kan göra det online på en mängd olika sätt.
